Comment réussir la fusion-acquisition de votre IT ?

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Fusionner deux systèmes d’information peut s’avérer être une randonnée périlleuse. Chaussez vos rangers et suivez le sentier de la transformation.             

Quel rapport entre la fusion de deux systèmes d’information et une randonnée ? À priori aucun. Et pourtant. Prenons l’exemple de deux parcs nationaux américains : Zion et Bryce Canyon. Les deux sites présentent des points communs : terrain accidenté, paysages rocheux à perte de vue et une paix totale. Mais aussi des différences. A Zion, le parcours démarre en bas de la falaise et grimpe jusqu’au sommet qui culmine 1 200 mètres. L’effort est à son maximum dans la montée. Bryce Canyon propose un cheminement inverse, du sommet jusqu’au creux du canyon. Mais l’oxygène y est plus rare puisque le sommet atteint près de 2 500 mètres d’altitude.

De la même manière, les projets de fusion de deux systèmes d’information présentent à la fois des similitudes et des spécificités. Dell et EMC ont non seulement opéré la plus grande fusion de l’histoire dans le secteur technologique mais également acquis respectivement des dizaines de sociétés dans le passé. Les équipes Dell EMC Consulting mettent aujourd’hui cette expérience à votre service.

Évaluation du terrain – Similarités et différences

Dans tous les scénarios, tout commence par un planning. Les étapes de la fusion devront être minutieusement détaillées et préparées jusqu’au « Jour 1 », celui où les deux SI ne feront plus qu’un. Pendant les 100 premiers jours de ce plan, la DSI fusionnée se concentre sur les changements prioritaires et réclamant peu d’efforts. Ces « quick-wins » des 100 premiers jours sont critiques pour démontrer la compétence de la DSI et gagner la confiance des utilisateurs. Ensuite, les équipes IT poursuivent la fusion des autres systèmes et processus.

Chaque acquisition est néanmoins différente, amène son lot de contraintes business (branding, site web, sécurité réseau, messageries, etc.) et fait intervenir un grand nombre de personnes, professionnels IT ou non. La DSI doit mener une intégration des systèmes mais aussi des processus. Il est donc important de maintenir l’engagement de tous en gardant un lien constant avec les différentes équipes pour écouter leurs besoins.

Échauffement – Les 4 commandements de la planification

Voici quelques éléments à toujours conserver en tête lors de la phase de préparation.

  • Comprendre les dépendances : il est possible que les ressources informatiques ne soient pas intégralement sous le contrôle de la DSI. Il faut se préparer au shadow IT et mettre en place une collaboration étroite avec le métier afin d’identifier tous les processus qui ont un impact sur le SI.
  • Mettre en place une organisation à deux têtes : pour maximiser les chances d’une intégration réussie, les réflexions et prises de décisions doivent impliquer les leaders des deux organisations au début du projet. Vous pourrez en suite sortir de cette approche au fil du temps pour gagner en efficacité.
  • Ne pas viser la perfection : la quête de la perfection peut non seulement vous empêcher de livrer les solutions en temps et en heure mais également de respecter le budget imparti. Comme nous l’avons mentionné plus haut, il est important de prioriser.
  • Rester flexible : les plans initialement prévus risquent malgré tout de connaître des changements liés à l’évolution du business. Prévoyez des itinéraires bis.

Lorsque vous pénétrez dans un parc national, les guides sont là pour vous aider à mener à bien votre voyage dans de bonnes conditions. La première chose qu’ils font est de vous poser un certain nombre de questions pour vous conseiller le meilleur itinéraire possible : combien de temps comptez-marcher ? Quelle est votre expérience de la randonnée ? Quels types de paysages recherchez-vous ?

Les consultants auxquels vous allez faire appel pour vous aider dans votre projet feront office de guides pour votre entreprise. Et comme tout bon guide, ils commenceront eux aussi par vous poser les bonnes questions :

  • Combien de temps avant que la nouvelle compagnie ne soit lancée ?
  • Quels sont les systèmes les plus critiques qui doivent être prêts le Jour 1.
  • Quel est le niveau d’adaptation de l’organisation (systèmes, processus, rôles, etc.) ?

Marche – Les 4 défis de la fusion

Rivières, cols, ravins ou végétation, les randonnées réservent toujours quelques obstacles. Gartner a récemment dressé la liste des principaux défis informatiques rencontrés dans les fusions, acquisitions et désinvestissements. Vous les trouverez également sur votre route. Soyez prêt à les surmonter.

  • Les données : Cartographier et migrer les données business critiques (clients, produits, fournisseurs, etc).
  • Les systèmes et processus : Mettre en place une chaîne de décision claire et précise pour gérer et prioriser la fusion des systèmes.
  • Les actifs : Effectuer un inventaire des biens (matériels et logiciels) et services informatiques.
  • Les collaborateurs : Communiquer de manière honnête avec les collaborateurs sur l’avenir de leurs postes et missions afin de lever les incertitudes et intégrer rapidement des outils de collaboration efficaces.

Étirements – Exploiter les perturbations pour stimuler le progrès

Comme le disait (peut-être) Churchill, « il ne faut jamais gaspiller une bonne crise ». Ou en ce qui nous concerne : « il ne faut jamais gaspiller une bonne fusion-acquisition. Faites-en une transformation. »

Le processus de fusion génère déjà des bouleversements. Autant en profiter et utiliser ces quelques perturbations pour réaliser des changements qui vous permettront d’améliorer la fourniture des services informatiques. Un projet de fusion offre tous les ingrédients pour implémenter une transformation au sein d’une organisation. Et pas seulement à court terme. Les évolutions qui s’avéreront nécessaire pour l’avenir de la nouvelle entité peuvent constituer le point de part d’une une feuille de route pluriannuelle de modernisation.

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