מעבר לממשל זמין- ככה עושים את זה שלב אחר שלב

SHARE:
Copied!

מאמר מאת, ניר אשכנזי, מנהל תחום ממשלה וציבורי, Dell Technologies.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

שירותים משותפים מאפשרים ליצור סטנדרטיזציה בניהול המידע, כזו שתומכת בהטמעת יישומים באופן מהיר, פשוט וקל וכמו כן מאפשרת שיתוף במשאבי ה- IT בין ריבוי רשויות ופלטפורמות.

המעבר לממשל זמין מאפשר ליצור יוזמה טכנולוגית מוצלחת, כזו הניתנת למימון ומציגה החזר השקעה מדיד (ROI). מעבר לממשל זמין יוצר גישה לשינוי בפועל המניב תוצאות מדידות.

ברחבי העולם קיימות אינספור דוגמאות לקיום של יוזמות טכנולוגיות מניבות במסגרת ממשל זמין:

באנגליה לדוגמה, חידוש התשתית ב-“מחלקה לעבודה וגימלאות”, הובילה לקיצור משמעותי מ- 60 יום ל- 20 דקות בלבד, בזמן עיבוד יישומי הגמלאות.

בצרפת לדוגמה, אוטומציה בתהליך העיבוד בכ- 200 מיליון מסמכים בשנה, הובילה את אחת הרשויות לשפר באופן משמעותי את איכות השירות לאזרחים.

טכנולוגיות ממשל זמין נמצאות כיום בשימוש בכל רחבי העולם במטרה לבצע דיגיטציה של מידע, ליצור מאגרי מידע מקוונים מאובטחים, ליצור אוטומציה לרציפות עבודה, ניהול רשומות ועוד. 

המעבר לממשל זמין אפקטיבי ומתקדם, יכול להתבצע ב- 4 שלבים:

 

שלב 1: תוכן בכל מקום ומכל מקום

רשויות ממשלתיות סובלות מעומסי עבודה שגדלים כל העת וכוללים משימות מורכבות יותר, תהליכים רבים יותר (ניירת רבה יותר!) בנוסף, צמיחתן ועלייתן של מערכות תפעול ייעודיות הכוללות מאגרי תוכן דיגיטלי, תורמות למורכבות ולפגיעה ומניעה של התייעלות אפשרית.

רשויות עם תשתיות IT מבוזרות, המנהלות תהליכים מבוססי נייר לא מסוגלות לעמוד בציפיות התושבים והארגונים המקבלים מהם שירות, מאחר והם רגילים לסטנדרטים של דיגיטציה ומבצעים כבר מגוון רחב של פעולות יומיומיות שגרתית באופן מקוון.

 

שלב 2: איסוף, אחסון ואחזור

הבסיס לממשל זמין טמון בטכנולוגית המשרד הדיגיטלי בשילוב חומרה.

איסוף וארגון המידע הארגוני באופן דיגיטלי חוסך מקום פיזי ומייתר את הצורך בארונות לאחסון מסמכים.

משרד דיגיטלי תורם לצמצום משמעותי בצריכת הנייר ומאפשר ניהול מידע יעיל יותר באופן המבטיח המשכיות גם במקרים של הפרעות או אסונות.

טכנולוגיות לגיבוי, בקרת גישה והתחדשות במערכות ה- IT הארגוניות הופכות את פעולת אבטחת התוכן הדיגיטלי לקלה ופשוטה יותר.

בשורה התחתונה, כל אלה מאפשרים לרשויות לספק שירות איכותי ויעיל יותר לאזרחים.

 

שלב 3: אוטומציה וניהול תהליכים

השלב השלישי מגיע לאחר שכבר הונחה התשתית הרצויה. זהו השלב בו נתייחס לפישוט וייעול תהליכי העבודה וזרימת המידע. טיפול באלה והפיכת תהליכים אלה לאוטומטיים, יתרום לאספקת שירותים אפקטיבית יותר.

בתחומי הרישוי וההיתרים, חקירות ושמירת רשומות של מטופלים ואף ניהול של התכתבויות זרימת המידע וחיוניותה נפוצה למדי. בשלב השלישי אנו מסתמכים על תשתית לניהול תוכן משרדי, מאגר וירטואלי של משאבי מיחשוב המאפשרים שיתוף במידע ומשאבים בין מחלקות שונות ובין תכניות ממשלתיות שונות.

 

שלב 4: שקיפות ושירות

שלב זה נסמך על עיבוד אוטומטי של back-office, ומספק יכולות תקשורת אזרחיות חכמות, כגון בפורטלים בשירות עצמי המאפשרים לתושבים ולארגונים ליצור קשר עם רשויות ממשלתיות באופן חופשי, נגיש, מאובטח ואלקטרוני, על-פי דרישה. 

הגישה הזו מגבירה את השקיפות, הנגישות ובעיקר משפרת את רמת השירות ותורמת לחיסכון בעלויות.

באמצעות “מיחשוב ענן” ניתן לספק לרשויות ממשלתיות מעבר בטוח מעולם של תשתיות IT פיזיות לעולם של תשתיות וירטואליות, חסכוניות ומהירות יותר.

השלב הרביעי מבוסס על מעבר לענן במטרה לשפר את השקיפות ולפשט את הניהול בכל סביבת ה-IT.

 

עם הפיכתם של שירותים למקוונים ומעבר לאוטומציה בתהליכי איסוף הנתונים ניתנת לרשויות הממשלתיות הזדמנות לאיסוף רשומות המבוסס על כללים עסקיים מוגדרים מראש.

ניהול המידע הממשלתי דורש קיום של אסטרטגיה יזומה ומבוססת. מידע מסוג זה צריך להתייחס לגורמים רבים כמו אופן ניהול הרשת (במטרה לדעת לאן ואיך יזרום המידע), בקרת גישה (לשליטה על זהות המקבלים גישה למידע מסוים) וניהול ארכיון חכם (כזה שיוודא שמירה על הנתונים לתקופת זמן מתאימה).

נושא ריבוי הרשויות בסביבת שירותים משותפים נמצא בבסיסן של היוזמות השאפתניות ביותר בתחום הממשל הזמין.

איגוד המנמ”רים הלאומי (NASCIO) בארצות הברית דירג בעבר את האיחוד והאופטימיזציה כגורמים המובילים את סדרי העדיפויות של תחום ה-IT. באמצעות מיזוג התשתית ומעבר לתשתית אחודה, מנמ”רים ובכירי ממשל אחרים יכולים לספק שירותים מקוונים לרשויות ולתושבים באופן גמיש וחסכוני יותר.

שירותים משותפים מספקים סטנדרטיזציה לניהול המידע המאפשרת הטמעת יישומים באופן מהיר וקל יותר וכן מאפשרת את חלוקת משאבי ה- IT בין רשויות ובין פלטפורמות מקוונות מרובות.

פתרונות אחסון מאוחדים מאפשרות לממשל לבצע מיזוג בתשתיות, לשפר את יעילות מערך ה- IT ולהרחיב את שיתוף הפעולה הפנימי ואת שיתוף הפעולה בין הרשויות הממשלתיות השונות.

אמצעי אחסון אוטומטיים מאפשר לארגן את המידע השכבתי ולהניע יעילות ושיפור.

 

 

Continue Reading